2026.09.26 ｜ AI導入

事務の人手不足をAIで補う
採用・外注・AI社員の使い分け

募集を出しても応募が来ない。採用できても、仕事を覚えるころに辞めてしまう。事務の人手不足は、多くの中小企業に共通する悩みです。この記事では、採用・外注・AIに任せるの3つを比べ、業務ごとの使い分け方を説明します。

結論：事務の人手不足は「採用」「外注」「AIに任せる」の3つで考える

事務の人が足りない。募集を出しても応募が来ない、来ても続かない。そうしたご相談を多くいただきます。人手不足への対策は、採用だけではありません。人を採る、外に出す、AIに任せるの3つを、業務ごとに使い分けるのが現実的です。

この記事では、それぞれの向き不向きと、AIに任せやすい事務・人が持ち続けるべき事務の見分け方を説明します。

人を採る

採用する

• 判断・対人対応を含む仕事
• ノウハウは人に残る
• 採用と教育に時間がかかる

外に出す

外注・派遣

• 範囲がはっきりした作業
• 立ち上がりが比較的早い
• 指示と確認の手間は残る

任せる

AI社員

• くり返す、手順のある仕事
• 手順書として社内に残る
• 最終確認は人が行う

3つの選択肢を比べる

	採用する	外注・派遣を使う	AI社員に任せる
立ち上がり	募集から戦力になるまで時間がかかる	比較的早い	業務の仕分けと手順書づくりの期間が要る
向いている仕事	判断・対人対応を含む仕事	範囲がはっきりした作業	手順が決まっていてくり返す仕事
ノウハウの残り方	その人に残る。辞めると引き継ぎが要る	外部に残りやすい	手順書として社内に残る
稼働時間	勤務時間内	契約の範囲内	夜間・休日も下書きを進められる
気をつけること	採用と教育の手間、定着	指示と確認の手間	最終確認は人が行う

どれか1つに決める必要はありません。たとえば、判断や電話対応を含む仕事は人が持ち、転記や下書きのような作業はAI社員に任せる。そうすると、採用で探す人の条件を絞れるようになり、採用そのものも進めやすくなります。

AIに任せやすい事務

• 転記と入力：メールやPDFの内容を台帳や表に写す
• 書類の下書き：見積書、請求書、報告書のたたき台
• 問い合わせの返信案：よくある質問への一次回答の下書き
• 日程の調整：候補日の洗い出しと、予定表への登録
• 集計と一覧づくり：売上の日次集計、未入金・未返信の一覧

どれも、AI社員が進めるのは確認待ちの下書きまでです。送信・支払い・確定のボタンは人が押します。

人が持ち続けるべき事務

• 電話や来客への対応など、その場で相手と話す仕事
• 値引きや例外の扱いなど、会社として判断する仕事
• 送金や契約など、取り消せない操作

ただし、これらの仕事でも、判断の材料を集めて並べるところまではAI社員に任せられます。人の時間を、判断と相手とのやり取りに寄せていく考え方です。

1. 1書き出す1週間ぶんの事務を業務の単位で
2. 2並べるくり返していて時間の長い順に
3. 31業務を任せる実際の資料で動かして手順を直す
4. 4確認する人を決める業務をよく知る人が毎日見る
5. 5採用を見直す人に任せたい仕事を決め直す

進め方

1. 事務の仕事を書き出す：1週間ぶんの事務を、業務の単位で書き出します。
2. 時間のかかっている順に並べる：くり返していて時間の長い業務が、最初の候補です。
3. 1業務だけAI社員に任せる：実際の資料で動かし、出力を見ながら手順を直します。
4. 確認する人を決める：その業務をよく知っている人が、毎日出力を確認します。
5. 採用の条件を見直す：AI社員に移した分を除いて、人に任せたい仕事を決め直します。

任せられる業務の具体例はAI社員にできること、導入の前に決めることは最初に決める3つのことで解説しています。当社のAI社員派遣では、事務の仕事の書き出しから一緒に進めます。サービスの詳細もあわせてご覧ください。

よくある質問